Microsoft Copilotのエージェント公開ガバナンスを情シス管理者が設定する手順｜承認フローとプロンプトギャラリー活用

社内の誰かがCopilot Agent Builderで作ったエージェントを、勝手に社内全体へ公開されては困る——情シス部門であれば、そう考えるのは自然なことです。Microsoft 365 Copilotには、エージェントを組織のAgent Storeカタログへ公開する前に管理者の承認を挟む仕組みが用意されています。Microsoft Learnの公式ドキュメントによれば、組織のメンバーがエージェントを公開しようとすると、テナント全体で利用可能になる前に管理者の承認が必要になるとされています。あわせて、Copilot Prompt Galleryを使えば、社内独自のプロンプト集をテナント全体に配布することも可能です。両機能とも、公式のリリース告知は機能追加の案内にとどまり、実際の設定手順は管理センターの画面を追いながら把握する必要があります。ここでは公開情報をもとに、承認フローとプロンプトギャラリーの設定手順を整理します。

エージェント公開ガバナンスとは

Microsoft 365 Copilotでは、社員がAgent Builderで作成したエージェントを組織内に広く公開したい場合、「組織のカタログへ送信」を選ぶことで管理者へレビュー依頼を送れるとされています。公式ドキュメントでは、この申請はMicrosoft 365管理センターの「Agents」>「All agents」>「Requests」に一覧表示され、管理者がエージェントの説明・所有者・データアクセス範囲・利用ツールといった詳細を確認したうえで、公開（Publish）または却下（Reject）を選べると説明されています。

公開を選んだ場合、対象ユーザーを特定の個人やグループに絞るか、組織全体に広げるかを管理者が選択できる、という記載もあります。却下した場合はエージェントは公開されず、ステータスが「Rejected」として記録され、後から経緯を確認できるとされています。この一連の承認操作は、AI管理者（AI Administrator）またはグローバル管理者のロールを持つユーザーに限られるという点も明記されています。

Copilot Prompt Galleryは別の仕組みで、エージェントそのものではなく「よく使う指示文（プロンプト）」を組織単位で標準化するための機能です。公式ドキュメントによれば、AI管理者またはSearch Editorロールを持つユーザーが、管理センターの「Copilot」>「Prompts」からプロンプトを作成・編集・削除・インポート・公開できるとされています。

前提条件・対象プラン

限界・注意点

「承認フロー」と聞くと、あらゆるエージェントやプロンプトの利用がこの仕組みで一元管理できるように思えるかもしれません。ですが対象範囲には限りがありそうです。ありがちな期待と、公開情報から読み取れる実際の仕様を対比します。

承認フローとプロンプトギャラリーは、いずれも「野良エージェント・野良プロンプトの氾濫を防ぐ」ための仕組みという位置づけが近そうです。全社的なAI利用を隅々まで統制する万能ツールではなく、公開申請という特定の導線を管理する仕組みだと捉えておくと、過剰な期待を避けられます。

実務での使い方

1. エージェント申請のレビュー基準をあらかじめ言語化しておく

管理者が申請を確認する際、データアクセス範囲や利用ツールを都度その場で判断していると、承認までの時間が長引きがちです。個人情報や機密文書へのアクセスを伴うエージェントは原則却下、社内公開情報のみを扱うエージェントは迅速承認、といった簡単な基準を先に決めておくと、レビューのスピードと一貫性を両立しやすくなりそうです。

2. 公開範囲を段階的に広げる運用にする

承認時に対象ユーザーを特定のグループに絞れる仕様を活かし、いきなり全社公開にせず、まず申請部署やパイロットチームだけに公開してから、問題がなければ対象を広げる、という二段階の運用が考えられます。エージェントの想定外の挙動に早い段階で気づける可能性があります。

3. プロンプトギャラリーを部署別テンプレート集として育てる

営業向けの提案文テンプレート、経理向けの月次レポート作成プロンプトなど、部署ごとによく使う指示文をCSVで一括インポートし、プロンプトギャラリーに登録しておく使い方が考えられます。最大1,000件という上限を意識しながら、利用頻度の低いプロンプトは定期的に見直す運用にしておくと、ギャラリーが陳腐化しにくくなりそうです。

導入手順

1. 管理者ロールの確認: エージェント承認を行う担当者にAI AdministratorまたはGlobal Administratorのロールが割り当てられているか、プロンプト公開を行う担当者にAI AdministratorまたはSearch Editorのロールが割り当てられているかを確認します。
2. Microsoft 365管理センターでの申請確認: 「Agents」＞「All agents」＞「Requests」を開き、保留中のエージェント申請があるかを確認します。
3. 申請内容のレビュー: 対象エージェントを選択し、説明・所有者・データアクセス範囲・利用ツールなどの詳細を確認します。
4. 公開範囲を決めて承認、または却下: 問題がなければ対象ユーザー・グループを指定して「Publish」を選択します。懸念があれば「Reject」を選び、理由を記録しておきます。
5. プロンプトギャラリーの設計: 部署別・業務別にどのようなプロンプトを標準化したいかを洗い出し、CSVで一括登録する場合は1ファイル最大100件の制限内で分割します。
6. 「Copilot」＞「Prompts」からの公開: 管理センターの該当画面からプロンプトを作成・インポートし、公開設定を行います。反映まで数時間かかる可能性がある点を踏まえ、余裕を持って作業します。
7. 定期棚卸しの運用ルール化: 承認済みエージェントと公開済みプロンプトを定期的に見直し、不要になったものを整理する頻度をあらかじめ決めておきます。

つまずきポイント・注意点

承認画面に表示される「データアクセス範囲」や「利用ツール」の情報は、エージェント作成者が入力した内容に依存する部分もあると考えられます。申請内容の記載が曖昧な場合は、公開前に作成者へ直接ヒアリングするひと手間を挟んだほうが安全です。

プロンプトギャラリーへの登録数が増えすぎると、社員がどのプロンプトを使えばよいか迷う原因にもなります。上限の1,000件に近づく前に、利用実績の低いプロンプトを棚卸しする運用を組み込んでおくとよさそうです。

承認や公開の権限を持つロールは限定されているため、担当者の異動や退職時にロールの引き継ぎを忘れると、申請が滞留したまま放置されるリスクがあります。ロール保有者を複数名にしておく、あるいは定期的に棚卸しするといった対策が考えられます。

機能のロールアウト時期や管理センターの画面項目は、テナントや契約プランによって前後する可能性があります。本記事で紹介した手順が自社の管理センターと完全に一致しない場合は、まず実際の画面でメニュー構成を確認することをおすすめします。

まとめ

Microsoft 365 Copilotのエージェント公開ガバナンスは、社員が作成したエージェントを組織のAgent Storeカタログへ公開する前に、管理者が内容を確認し承認または却下できる仕組みです。あわせてCopilot Prompt Galleryを使えば、社内独自のプロンプトをテナント全体に配布し、業務ごとの指示文を標準化できます。

本論で強調したいのは、これらの仕組みが全社のAI利用を隅々まで統制する万能ガバナンスツールではない、という点です。あくまで「組織公開」という特定の導線を管理者が確認・制御するための仕組みであり、承認後の運用や利用実態の把握には、別途モニタリングの仕組みを組み合わせる必要がありそうです。レビュー基準の明文化や段階的な公開範囲の拡大といった運用ルールを、機能そのものと合わせて整備することが実務上の鍵になります。

次の一手としては、まず自社の管理センターで「Agents」＞「All agents」＞「Requests」と「Copilot」＞「Prompts」の画面を実際に開き、現在のロール割り当てと保留中の申請有無を確認することをおすすめします。そのうえで、レビュー基準とプロンプト棚卸しのルールを簡単な文書にまとめておくと、運用が属人化しにくくなります。

出典

• Agent requests in Microsoft 365 admin center | Microsoft Learn
• Organizational prompts for Microsoft 365 Copilot | Microsoft Learn
• Agent Store in Microsoft 365 Copilot | Microsoft Learn
• Release Notes for Microsoft 365 Copilot | Microsoft Learn